11. Mai 2018 agvs-upsa.ch – Die Generalversammlung der ESA ist eine feste Grösse in der Agenda des Schweizer Autogewerbes. Seit Monaten laufen die Vorbereitungen. Bei Matthias Krummen, Leiter Management Services und Kommunikation der ESA, laufen alle Fäden zusammen. AUTOINSIDE sprach mit Krummen über Routine und mögliche Stolperfallen.

sco. Matthias Krummen, die ESA erwartet an ihrer Generalversammlung am 16. Mai in Interlaken wieder rund 1000 Mitinhaber, Kunden und Gäste. Ist die Organisation dieses Anlasses noch immer eine Herausforderung oder mittlerweile reine Routine?
Matthias Krummen, Leiter Manage­ment Services & Kommunikation: Sie ist beides, vor allem aber ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Zusammen mit dem Auto-Salon ist die jährliche Generalversammlung für die ESA der wichtigste Event im Jahr. Der statutarische Teil der GV ist ein formeller Akt, die Genossenschafter bestimmen über die Gewinnverteilung, sie genehmigen die Verzinsung des Genossenschaftskapitals und wählen die ESA-Behörden. Glücklicherweise darf ich auf ein bewährtes Organisationsteam innerhalb der ESA zählen und auch der Kursaal in Interlaken kennt mittlerweile unsere Bedürfnisse.
 
Gibt es Berechnungen, wie viele Manntage die ESA zur Vorbereitung dieses Events einsetzt?
Nein, das ist kaum zu quantifizieren. Tatsache ist, dass sich das Organisationsteam neben dem Tagesgeschäft für die GV engagiert, aber wir haben nie nachgezählt, wer wie viele Stunden aufwendet. Am Anlass selber sind wir mit rund 50 Mitarbeitenden vor Ort. Die GV ist eine sehr gute Gelegenheit, Kunden zu treffen, Kontakte zu pflegen und mit unseren Mitinhabern einen schönen Abend zu erleben.
 
Wie lange beträgt die Vorlaufzeit für diesen Event?
Die operative Planung beginnt rund ein Jahr vor der GV: Zuallererst gilt es, das Datum festzulegen. Hier muss man vor allem andere Branchenanlässe und die Feiertage im Auge behalten. Dann geht es darum, geeignete Locations zu suchen und zu prüfen. Im Sommer und Herbst folgen das Gestalten der Einladung, die Traktandenliste, das Erstellen von Unterlagen, das ganze Anmeldeprozedere.
 
Interlaken scheint als Austragungsort gesetzt. Was spricht für den Kursaal?
Der Ort Interlaken eignet sich sehr gut und die Infrastruktur im Kursaal ist für unsere Belange ideal: Wir benötigen Räumlichkeiten für einen Begrüssungskaffee für rund 700 Leute, es braucht einen Saal für die eigentliche GV, für den anschliessenden Apéro sowie das Diner für 1000 Gäste am Abend. Das sind also drei verschiedene Räumlichkeiten, die unseren Ansprüchen genügen müssen. Nicht zuletzt spricht die geografische Lage für Interlaken: Von der Romandie/Region Bern, der Zentralschweiz und auch aus dem Raum Zürich/Ostschweiz ist Interlaken gut erreichbar.
 
Gibt es Stolperfallen?
Natürlich gibt es die: Da ist einerseits die Technik, die ganz einfach funktionieren muss. Eine Herausforderung ist beispielsweise die Sprache, da wir Simultanübersetzungen auf Deutsch und Französisch anbieten. Kulinarisch muss die Qualität top sein. Zudem ist der Zeitfaktor bei so vielen Gästen nicht zu unterschätzen. Wir servieren in sehr kurzer Zeit ein Drei-Gänge-Menu für 1000 Gäste, bereits gegen 21.00 Uhr haben alle das traditionelle Vacherin-Glacé und einen Kaffee vor sich. Der Zeitplan ist praktisch auf die Minute durchgetaktet. Es ist ein Unterschied, ob Sie 1000 Leute an gedeckten Tischen mit einem gepflegten Service verpflegen oder ein «Flying Dinner» anbieten, wo sich jeder selber bedient. Wir wollen unsere Mitglieder an der Generalversammlung verwöhnen.
 
Ein Wort zum Unterhaltungsteil: Vor einem Jahr engagierten sie den Extrembergsteiger Daniel Arnold, der einen atemberaubenden Vortrag hielt. Dieses Jahr kommt die A-cap­pella-Band Bliss. Nach welchen Kriterien wählen Sie das Unterhaltungsprogramm?
Wir wollen unseren Gästen Abwechslung bieten. Und wir stellen uns die Frage: Was bewegt die Branche? Was könnte sie inspirieren? Wir hatten schon Referate von Hublot-Chef Jean-Claude Biver oder von ETH-Professor Lino Guzzella. Aber wir wollen auch Unterhaltung bieten, damit sich die Leute entspannen können. Ein guter Mix und Abwechslung von Jahr zu Jahr ist wichtig. Verwaltungsrat und Geschäftsleitung wählen im gemeinsamen Dialog den Unterhaltungsteil aus.
 
Wie stark hängt die Anzahl der Teilnehmer vom Programm ab?
Ebenso wichtig wie das Unterhaltungsprogramm ist das Wetter. Und manchmal hat man einfach Glück – wie damals, als wir «Oesch’s die Dritten» engagiert hatten und diese nach der Buchung, aber vor der GV, einen wichtigen Volksmusik-Award gewannen.